Die digitale Rechnung: GoBD, ZUGFeRD & Enorme Einsparpotenziale im Büro
Elektronische Rechnungen werden immer beliebter. Strom- und Telefonrechnungen erhalten viele Privatpersonen und Unternehmer heute schon auf digitalem Weg. Der Trend schreitet unaufhörlich fort. Darauf werden sich auch Elektro- und SHK-Unternehmer einstellen müssen.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Heutzutage ist keine qualifizierte Signatur mehr erforderlich, wodurch das Handling wesentlich praktikabler und die Akzeptanz in der Wirtschaft größer wurde. Eine Rechnung kann also grundsätzlich in jeder beliebigen Bild- oder Textdatei digital versendet werden, wobei die Voraussetzungen der Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gegeben sein müssen. Das machte den Weg frei für den Rechnungsversand per E-Mail, Web-Download oder sonstigen elektronischen Datenaustausch.
Das Problem: GoBD von Unternehmen zu beachten
Die Wahl irgendeines elektronischen Formats birgt für Unternehmer aber Risiken. Im Gegensatz zu Privatkunden müssen Unternehmen bei Ausstellung und Empfang digitaler Rechnungen die Anforderungen der GoBD beachten und stets im Blick haben. Unternehmen sind daher bei elektronischem Rechnungsversand und -empfang auf ein Standardformat angewiesen, das Verlässlichkeit und Sicherheit garantiert.
Die Lösung: Mit ZUGFeRD auf der sicheren Seite
Seitens des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) wurde daher ein übergreifendes Standardformat für elektronische Rechnungen entwickelt, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Privatkunden genutzt werden kann und einen strukturierten Datenaustausch zwischen Rechnungsaussteller und –empfänger ermöglicht. Dieses Standardformat, das den Anforderungen der GoBD gerecht wird, heißt ZUGFeRD.
ZUGFeRD-Rechnung: Für Menschen und Maschinen lesbar
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein sogenanntes Hybrid-Format. Es besteht aus einem PDF-Beleg mit eingebetteter XML-Struktur. Auf diese Weise können Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Rechnung übermittelt und völlig automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Der Beleg im sogenannten PDF/A3-Format ist damit zum einen für den Menschen lesbar und zum anderen auch für Maschinen auslesbar. Das bringt dem Unternehmer nicht nur die erforderliche Sicherheit, sondern auch ungeahnte Vorteile.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von Menschen gelesen (PDF-Beleg) und von Software automatisch verarbeitet (XML-Datei) werden – das schafft enorme Einsparpotenziale im Büro
ZUGFeRD kann daher durchaus als Meilenstein im elektronischen Rechnungsaustausch bezeichnet werden. Mit diesem Standardformat ist die Einführung der elektronischen Rechnung auch für kleine Betriebe ohne großen organisatorischen oder finanziellen Aufwand möglich.
ZUGFeRD-Ausgangsrechnung automatisch erstellen
Alle Ausgangsrechnungen, die mit der betriebswirtschaftlichen Elektro- und SHK-Software CATSboss erstellten werden, gibt die Software automatisch in dem neuen Rechnungsformat aus. Der Betrieb kann die Rechnung ausdrucken oder als elektronische Rechnung per E-Mail versenden. Mit diesem Rechnungsformat wird der Elektronik- oder SHK-Unternehmer zum einen der geforderten elektronischen Langzeitarchivierung (10-jährige Aufbewahrungsfrist) gerecht und erfüllt zum anderen die Kriterien der maschinellen Auswertbarkeit (§ 147 Abs. 2 AO).
ZUGFeRD-Eingangsrechnung automatisch verarbeiten
Die größten Einsparpotenziale bietet ZUGFeRD jedoch bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Erhält der Elektronik- oder SHK-Unternehmer von seinen Lieferanten elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format, ist der perfekte Workflow geboren. Die betriebswirtschaftliche Elektro- und SHK-Software CATSboss liest aus einer Lieferantenrechnung im ZUGFeRD-Format alle relevanten Daten automatisch aus und verarbeitet sie automatisch weiter.
So wird die Rechnung des Lieferanten automatisch in das Eingangsjournal abgelegt und gleichzeitig alle relevanten Zahlungsdaten (Empfänger, Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Fälligkeit usw.) automatisch ausgelesen. Es bedarf nur eines Knopfdrucks und schon wird der Rechnungsbetrag zur Zahlung angewiesen. Aber das war noch nicht alles. Das auf der Rechnung ausgewiesene Material muss nicht mehr mühevoll in die Projektüberwachung bzw. Nachkalkulation der Softwarelösung getippt werden, sondern wird ganz automatisch in die Projektüberwachung-Nachkalkulation der Software übertragen. Stundenlanges Abtippen hat ein Ende. Tippfehler werden vermieden. Die gewonnene Arbeitszeit kann sinnvoller genutzt werden. Und natürlich muss der Rechnungsbeleg auch nicht mehr gescannt werden. Er wird ganz automatisch als PDF-Beleg in der Elektro- und SHK-Software hinterlegt und kann jederzeit aufgerufen werden.
So arbeitet der digitale Unternehmer von heute.
